TIETOSUOJASELOSTE — Avoimien ovien vieraat

Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Englantilainen koulu kerää ja käsittelee Avoimien ovien vieraiden henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyssä huomioidaan voimassa oleva lainsäädäntö ja henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tietosuojaperiaatteita.

REKISTERINPITÄJÄ

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Englantilainen koulu (jäljempänä, ”me” ”meitä” tai ”meidän”). Englantilainen koulu vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Englantilainen koulu

Y-tunnus: 0276187-4

Osoite: Mäntytie 14, 00270 Helsinki

Sähköpostiosoite: english.school@engs.fi

Tietosuojavastaava ja tietosuoja-asiat: tietosuoja@engs.fi

1.     HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN

Henkilötietoja kerätään Avoimiin oviin liittyvien tapahtumien yhteydessä. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, joita

• olet antanut meille ilmoittautumisen yhteydessä
• syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä
• maksutapahtuman yhteydessä (Paytrail)

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä:

• perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero)
• illallistapahtumaan liittyvät tiedot: menuvalinta, pöytäseuruetoive, erityisruokavalio
• avoimiin oviin osallistumisen tieto: koulun tieto ja ajankohta
• alumnitieto
• maksutiedot
• lokitiedot

2.     HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen Avoimiin oviin liittyvien tapahtumien järjestämiseen liittyen.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

1. Tapahtumien järjestäminen

Käsittelemme henkilötietoja illallistapahtuman sekä avoimien ovien järjestämiseen ja tuottamiseen. Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

• Maksaminen

Käsittelemme henkilötietoja maksutietojen käsittelyyn. Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen.

• Lakien noudattaminen

Käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa, rekisteröidyn oikeuksia tai toteuttaaksemme viranomaisten lakiin perustuvat tietopyynnöt.  Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.

• Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut

Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.  Tällöin käsittely perustuu suostumukseen.

3.     HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Voimme siirtää ja luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:

• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa maksutietojen yhteydessä
• kun yhteistyökumppanimme tai alihankkijamme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme sivuston ylläpitoon liittyen
• suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee

Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on laadittu henkilötietojen käsittelysopimus (DPA) tai henkilötietojen käsittely on määritelty varsinaisessa sopimuksessa. Ohjeistamme henkilötietojen käsittelijöitä ja huolehdimme henkilötietojen oikeanlaisesta ja asianmukaisesta käsittelystä.

4.     HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Emme siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

.

5.     HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään tapahtumien järjestämisen ajan sekä yhden (1) kuukauden ajan tapahtumien päättymisestä. Henkilötietoja säilytetään tarpeellisilta osin myös kirjanpitovelvotteiden täyttämiseksi kirjanpitolain mukaisesti.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

6.     OIKEUTESI REKISTERÖITYNÄ

Sinulla on oikeus käyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia rekisteröidyn oikeuksiasi, joita ovat:

• oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä
• tarkastusoikeus
• oikaisuoikeus
• poisto-oikeus (tulla unohdetuksi)
• tietojen käsittely rajoittaminen
• tietojen käsittely vastustaminen
• oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen vaikuttaa se, millä oikeusperusteella kulloinkin henkilötietoja käsitellään. Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen tietosuoja@engs.fi.

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot.

7.     TIETOTURVA

Toteutamme asianmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.

8.     SELOSTEEN MUUTTAMINEN

Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme, josta löydät myös viimeisimmän version selosteesta.

9.      OTA YHTEYTTÄ

Voit kysyä tästä selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@engs.fi